Typische Aufgaben für Ihre virtuelle Assistentin

Ihre virtuelle Assistentin kann alle Aufgaben übernehmen, für die sie nicht vor Ort sein muss. Dies können beispielsweise sein:

·         Organisation von Terminen

·         Planung von Dienstreisen und Events

·         Transkriptionen und Übersetzungen

·         Telefonservice

·         Internetrecherchen

·         tägliche Korrespondenz

·         Datenerfassung

·         Marketingmaßnahmen (z. B. Social Media Marketing, Online Marketing)

·         Erstellung von Dokumenten

·         Betreuung von Onlineshops

·         Designarbeiten (z. B. Webdesign, Bildbearbeitung)

Nicht nur in Unternehmen werden VPAs eingesetzt, auch im privaten Umfeld können sie hilfreich sein, beispielsweise für die Suche nach einer neuen Wohnung oder die Auswahl eines Urlaubs nach vorgegebenen Kriterien. In nahezu jedem Unternehmen und Privathaushalt existieren Aufgaben, die sich problemlos auslagern lassen. Beobachten Sie doch auch Ihren Alltag – gibt es Routinearbeiten, die Sie eigentlich nicht selbst erledigen müssten?

Vorbereitende Buchhaltung: VPA übernimmt Buchführung

Während in großen Unternehmen die Buchführung weitgehend automatisiert abläuft und durch ausgebildete Buchhalter gesteuert wird, ist sie in kleineren Betrieben sehr oft Chefsache. Ob nun kleiner Handwerksbetrieb oder junges, agiles Start-up – stets gilt, dass sich der Firmeninhaber nicht übermäßig mit solchen Verwaltungsarbeiten beschäftigen sollte, denn diese Zeit fehlt ihm schließlich an anderer, wichtigerer Stelle. Hinzu kommt das Problem, dass eine aus Zeitmangel nur schlampig ausgeführte Buchhaltung Bußgelder und in der Folge sogar die Anordnung einer Betriebsprüfung nach sich ziehen kann. Deshalb bieten Ihnen unsere virtuellen persönlichen Assistentinnen die Chance, die vorbereitende Buchführung weitgehend auszulagern und Sie so zu entlasten.

Vorbereitende Buchhaltung: Unsere Leistungen

Im Bereich der vorbereitenden Buchhaltung können wir all jene Aufgaben für Sie übernehmen, die sich digital abbilden lassen, für die also keine Anwesenheit in Ihrem Unternehmen erforderlich ist. Hierzu gehören je nach Fallkonstellation beispielsweise:

·         eingescannte Belege anhand Ihrer vorgegebenen Struktur benennen und digital ordnen

·         Belege vorkontieren

·         Kassenbericht erstellen

·         Ausgangsrechnungen nach Lieferschein oder Zeitnachweis erstellen

·         eingegangene Zahlungen mit den offenen Posten abgleichen

·         Zahlungstermine überwachen

·         Zahlungserinnerungen / Mahnungen erstellen und per E-Mail versenden

·         Eingangsrechnungen auf ihre Richtigkeit überprüfen

·         Zahlungsläufe vorbereiten

·         Inventurlisten abarbeiten und abweichende Bestände aufzeichnen

·         Reisekostenabrechnungen durchführen

·         Auswertungen und Statistiken erstellen

Hinweis: Die Basis unserer fruchtbaren Zusammenarbeit ist die ordentliche Erfassung Ihrer Belege. Scannen Sie diese ein – hilfreich ist dabei ein Scanner mit Einzug – und lassen Sie uns die gescannten Dateien zukommen. Bei kleinen Mengen nutzen Sie E-Mails, bei einem größeren Aufkommen greifen Sie auf entsprechende Softwarelösungen zurück. Ihre eAssistentin wird gute Programme für Sie recherchieren. Alternativ laden Sie die Belege gleich in Ihre Buchhaltungssoftware hoch. Mehr Infos dazu finden Sie hier.